Sivustot vai ryhmät, osa 1/2 – ominaisuudet ja käyttö

O365-palvelu tarjoaa kaksi keskenään kilpailevaa ryhmätyöalustaa – SharePoint-sivustot ja O365 Ryhmät. Kumpi kannattaa valita ja miksi? Tässä artikkelissa kaivellaan vastausta ryhmätyöominaisuuksien ja käyttökokemuksen näkökulmasta. Osa 2 ottaa kantaa hallintaan, oikeuksiin ja navigointiin.


Tärkeimmät ryhmätyöominaisuudet

O365-ryhmätyön ydin on dokumenttien jakaminen ja yhteistyöstö. Lisäksi toivotaan yleensä ainakin toimintoja tehtävien ja kalenterin jakamiseen, ryhmän sisällä tiedottamiseen ja keskusteluun sekä muistiinpanojen tekemiseen.

Dokumenttien hallinta

Ryhmän tiedostot mobiilinäkymässä
Ryhmän tiedostot mobiilinäkymässä

Ryhmien tiedostokirjasto on täysin vastaava kuin OneDrive for Business -palvelun kirjasto. Se tarjoaa hyvät mahdollisuudet tallentaa, jakaa ja yhteismuokata dokumentteja. Eri asiakokonaisuuksien ryhmittelyyn voi käyttää perinteisiä kansioita, ja uuden tiedoston luonnissa voi valita luotavan tiedostotyypin (esimerkiksi Word, Excel tai PowerPoint). Käyttö on yksinkertaista – vedä ja pudota. Yksittäisen dokumentin osalta tarjolla on myös käteviä ominaisuuksia, kuten ominaisuuksien ja historiatietojen tarkastelu sivupaneelissa ja ilmoituksen tilaaminen muutoksista.

Ryhmän kirjastosta puuttuvat kuitenkin kokonaan SharePointin sivusto- ja kirjastotasoiset toiminnot. Merkittävin haaste on sisältötyyppien ja niihin liittyvien metatietojen ja asiakirjapohjien puute. Mukautetun metatiedon puuttuessa ison dokumenttimassan jäsentely työryhmän sisällä jää kansioiden varaan, ja yli työryhmärajojen ei ole tarjolla mitään keinoa hakea tai listata vaikkapa kaikkia pöytäkirjoja. Myös versioasetukset, käytännöt, työnkulut ja näkymät kallistavat vaakaa sivustojen puolelle – ainakin silloin, jos ryhmätyöalustan halutaan toimivan myös organisaation dokumentinhallintajärjestelmänä.

Tehtävänhallinta

Yhteenveto tehtävien tilatiedoista Plannerissa
Yhteenveto tehtävien tilatiedoista Plannerissa

Ryhmien tehtävänhallintaa hoitaa uusi ominaisuus Planner. Palvelun integroiminen ryhmiin on vielä hieman kesken, eli ryhmästä ei pääse hyppäämään tehtäväpuolelle mutta toisinpäin kyllä onnistuu. Plannerin käyttöliittymä peittoaa SharePoint-sivuston tehtävälistan kirkkaasti – se on visuaalisempi ja nykyaikaisempi. Tehtävien tilasta ja henkilöjakaumasta on tarjolla myös yksinkertaisia kaavioita.

Sivustoihin Planneria ei saa kytkettyä, vaan siellä tullaan toimeen perinteisellä tehtävälistalla. Listallakin on toki hyvät puolensa, esimerkiksi kenttien helppo mukautettavuus ja tietojen pikamuokkaus taulukkonäkymässä.

Keskustelu ja viestintä

Keskustelu ja viestintä ryhmän sisällä on tällä hetkellä hiukan heikosti hoidossa kummassakin ratkaisussa. Ryhmässä nojaudutaan voimakkaasti sähköpostiin. Uuden ryhmän perustaminen luo samalla automaattisesti sähköpostin jakelulistan, ja listalle lähetetyt postit näytetään ryhmän sisällä keskustelusyötteenä. Ryhmän jäsenet voivat itse valita, haluavatko postit myös omaan postilaatikkoonsa. Sähköpostikeskustelu on tuttu ja turvallinen ja ainakin jäsenen inboxiin tuupattuna viesti menee kohtalaisen varmasti perille – mutta eikös näistä massaposteista ole yritetty päästä jo vuosikymmen eroon?

Sivustojen puolella keskusteluun on tarjolla kolme erilaista vaihtoehtoa, joista yksikään ei loista täydellisenä:

  1. Keskustelupalsta -lista. Vanha, tuttu, edelleen toimiva. Keskustelut ryhmittyvät nätisti aiheittain. Koosteita keskusteluista yli sivustorajojen voidaan tehdä esim. intran etusivulle tai työryhmähakemistoon.
  2. Sivuston syöte (uutissyöte). Ajalta, jolloin some tuli yritysmaailmaan. Toimii nimensä mukaisesti enemmän lyhyiden viestien syötteenä kuin keskustelupalstana. Ei mahdollisuutta aihejakoon. Sisäinen käyttäjä voi nähdä koosteen seuraamiensa sivustojen syötteistä omalla profiilisivullaan – ulkoisten käyttäjien osalta aiheuttaa ongelmia. Todennäköisimmin alas ajettava ominaisuus.
  3. Yammer. Tällä hetkellä oletusratkaisu organisaation keskustelualustaksi, mutta integroituu huonosti yksittäisen työryhmän käyttöön.  Sivustoon voidaan upottaa työryhmän oma syöte Yammerista, mutta varsinainen data ja käyttöliittymä on eri palvelussa.

Keskustelun lisäksi ryhmässä voi olla tarve viestiä sisäisesti ilmoituksilla, tiedotteilla tai ihan uutisilla. Näitä on mahdollista ottaa käyttöön sivustoissa, mutta ei ryhmissä.

Kalenteri

Ryhmän kalenteri on täysiverinen Outlook-kalenteri, ja toimii kuin kenen tahansa kollegasi kalenteri – voit avata sen oman kalenterisi rinnalle ja tarkastella tapahtumia. Kalenteritapahtuman lisääjä voi päättää, lähettääkö tapahtuman kaikkien ryhmän jäsenten henkilökohtaisiin kalentereihin, vai onko tapahtuma “tiedoksi vain” eli näkyy pelkästään ryhmän kalenterissa.

Sivuston kalenteri on SharePoint-kalenteri. Senkin voi toki avata omaan kalenterin rinnalle tarkasteltavaksi Outlookissa, mutta lisäämisen käyttökokemus on vähän kankeampi – toisin kuin ryhmän kalenteri, sivuston kalenteri ei löydy osoitekirjasta vaan avautuu joko sivustolta “Yhdistä Outlookiin” -toiminnolla tai Outlookin puolelta lisäämällä uusi verkkokalenteri. Sivuston kalenteriin lisättyä tapahtumaa ei saa lähetettyä automaattisesti kaikille jäsenille, mutta jäsenet voivat itse poimia yksittäisiä tapahtumia omaan kalenteriinsa.

Yhteisen aikataulun jakamisessa ryhmät vievät siis selkeän voiton silloin, jos ryhmän tapahtumien halutaan varaavan kalenteriaikaa ryhmän jäseniltä. Viestinnällisenä kalenterina SharePoint-sivuston kalenterikin toimii ihan hyvin.

Muistiinpanot

Muistiinpanojen osalta ryhmät ja sivustot tarjoavat samanlaisen toiminnon – kummallakin mallilla käytössä on ryhmän oma OneNote-muistikirja.

Muut ominaisuudet

Joskus olisi plussaa, että työtilan avulla voitaisiin esimerkiksi kertoa ryhmän toiminnasta ja jäsenistä tai jakaa vaikkapa projektin aikataulu visuaalisesti. Entäs jos halutaan oma mukautettu etusivu, wikisivusto, muutoshallintalista tai kuvakirjasto? Mikäli ryhmien vakio-ominaisuuksista puuttuu jotain olennaista, valinta saattaa päätyä SharePoint-sivustoon.


Mallin mukautettavuus

Ryhmien ominaisuudet ovat vakiot ja niitä ei voi muokata – et voi ottaa jotain toimintoa kokonaan pois käytöstä tai laajentaa toiminnallisuutta. Kaikissa ryhmissä on siis keskenään täysin samat toiminnot tarjolla: tiedostokirjasto, sähköpostin jakelulista ja sen viesteistä muodostuva keskusteluketju, ryhmän muistikirja ja kalenteri. Ryhmien ominaisuudet kehittyvät muiden O365-palvelujen tavoin jatkuvasti, ja mahdolliset uudet toiminnot (kuten viime pari viikkoa sitten ilmestyneet konnektorit) tupsahtavat käyttöön automaattisesti, tahdoit tai et.

Siinä missä ryhmä on vakiomallinen perheauto, SharePoint-sivusto voi olla mitä tahansa skootterista linja-autoon. Sivuston ominaisuudet määritellään käytettävässä templaatissa. Sivuston voi mukauttaa mieleisekseen ja tallentaa templaatiksi, jolloin samat mukautukset ovat automaattisesti käytössä uusissa samaa templaattia käyttävissä sivustoissa. Templaatin ominaisuudet ovat kohtalaisen turvassa O365-palvelun muutoksilta, mutta vastaavasti uusia hienoja juttuja ei tule samaan tahtiin tarjolle kuin ryhmissä.

Toisinaan käyttäjälle näkyvien ominaisuuksien monimutkaisuus on ongelma – tällöin sivuston templaatti voidaan mukauttaa sisältämään vaikkapa vain pelkkä dokumenttikirjasto. Jos taas ryhmätyöskentelyyn tarvitaan lisää toimintoja, niitä on helppo lisätä – esimerkiksi aikajana tai gantt-kaavio, ilmoituspalsta ryhmän sisäiseen tiedottamiseen, perinteinen tehtävälista, työryhmän luokittelun kertova visuaalinen ilme ja muokattava infoboksi ovat yleisiä työryhmäsivuston toimintoja, joita ryhmistä ei löydy.

Sivustojen ominaisuuksia voi siis mukauttaa tallentamalla organisaation tarpeen mukaisen templaatin – tai useita templaatteja erilaisiin tarpeisiin. Lisäksi yksittäinen työryhmä voi tarvittaessa laajentaa tai supistaa oman sivustonsa toimintoja. Ryhmien ominaisuussetti on vakio ja kaikille työryhmille sama.


Mobiilikäyttö

Ryhmillä on oma mobiilisovellus (Outlook Groups), joka tarjoaa varsin mallikkaan mobiilikäyttökokemuksen. Sovelluksen navigaatiosta löytyvät näppärästi omat eniten käytetyt ryhmät ylinnä ja navi kertoo vinkkaa myös muutoksista, esim. uusista keskusteluista ryhmässä. Uuden ryhmän luonti onnistuu suoraan sovelluksesta ja melkein kaikki ominaisuudet ovat helposti käytettävissä puhelimen kautta.

SharePointin sivustoille tarkoitettu mobiilisovellus julkaistiin viime viikolla beta-tilaisena iOS-laitteille. Sovellus ei siis ole vielä julkisesti saatavilla ja esituntuman perusteella toteutus on vasta aika alkutekijöissään. Jonkilainen sovellus on siis tulossa sivustojenkin puolelle, mutta tällä hetkellä ryhmien mobiilisovellus on selkeä kunkku.

SharePoint-sivustoja voi toki tälläkin hetkellä käyttää kännykän selaimen kautta sekä mobiilitilassa että PC-versiona, mutta onhan se osoitteen kirjoittelu selaimen osoiteriville aina kankeampaa kuin natiivin mobiilisovelluksen käyttö.

Screenshot_2016-04-14-08-35-19
Ryhmä mobiilisovelluksessa
SharePoint-sivusto mobiiliselaimessa
SharePoint-sivusto mobiiliselaimessa
SharePoint-sivusto mobiilinäkymässä
SharePoint-sivusto mobiilinäkymässä

 


Yhteenveto

Ominaisuuksien osalta valintaperuste on periaatteessa helppo, jos kaivataan pelkästään ryhmätyöalustaa eikä mukautuksia tarvita. Työskentelyn tärkeimmät ominaisuudet ovat ryhmissä mallikkaasti tarjolla myös kännykän kautta. Sivustoihin kallistutaan ominaisuuksien osalta silloin, kun kaivataan monipuolisempaa dokumentinhallintaa (sisältölajeja ja metatietoja), tai kun työryhmätilan mukautettavuus ja laajennettavuus on tärkeää.

Mutta miten tilanne muuttuu, kun katse nostetaan työkaluista ryhmien hallintaan, oikeuksiin ja työryhmästä toiseen siirtymiseen? Kurkkaa sarjan toinen osa!

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s