Flow – arkipäivän käyttöesimerkki

Flow on O365-tuoteperheen tuore jäsen – palvelu, jolla voi luoda työnkulkuja yksinkertaisella visuaalisella käyttöliittymällä ilman koodiosaamista. Työnkulut ovat automatisoituja prosesseja, jotka yleensä etenevät muodossa “kun tapahtuu jotain, (jos se täyttää ehdot), tee jotain”. Esimerkkejä:

– kun tulee sähköpostia, jos se on pomolta, merkitse se tärkeäksi
– kun intran aloitelistaan tulee uusi viesti, jos se on tyyppiä IT-asiat, laita heräte IT-tiimin ryhmään
– kun painan nappia, varaa kalenteristani seuraava tunti ja merkitse tilakseni “hetken työrauha”

Flow siis haistelee tapahtumia jossain palvelussa ja tekee toimenpiteitä niiden perusteella samassa tai toisissa palveluissa. Flow’n voi liittää tällä hetkellä tietysti lähes kaikkiin O365-palveluihin mutta myös kymmeniin muihin, esim. Gmail, YouTube, RSS-syötteet, Trello, Slack, Twitter, Dropbox jne jne.

Mihin Flow’ta sitten voi oikeasti hyödyntää?

Työasioissa palvelualustani on O365, mutta koti- ja harrastusasiat pyörivät Googlen palveluissa. Toisinaan on tarve merkitä “siviilikalenterin” varaus myös työkalenteriin – esimerkiksi silloin, kun hevosen kengittäjä pääsee paikalle vain virka-aikaan, ja työvarausten sijasta kalenteriin on merkittävä kolo tallikeikalle. Flow’n avulla vältyn manuaalikopioinnilta, kas näin:

  1. Siirry Flow-palveluun, löytyy vohvelivalikosta omana kuvakkeenaan tai https://flow.microsoft.com. Kirjaudu tarvittaessa sisään omalla O365-organisaatiotunnuksellasi.
  2. Kirjoita templaattihakuun “calendar” ja valitse valmiiden mallien valikoimasta Google calendar to Office 365 calendar. Vahvista, että haluat käyttää tätä mallia työnkulkusi pohjana.
  3. Seuraavassa vaiheessa Flow pyytää sinua kirjautumaan sisään molempiin järjestelmiin. Sen jälkeen päästäänkin rakentamaan varsinaista työnkulkua!flow-templaatti

Työnkulun määrittämisen käyttöliittymässä on oletuksena tarjolla kaksi vaihetta eli steppiä; työnkulun käynnistävä tapahtuma (When an event is added –) ja työnkulussa tehtävä toiminto (Create event). Käynnistystapahtuman osalta pitää vain valita, mistä Googlen kalenterista tapahtumia haistellaan.flow-oletusstepit

Create event -toiminnossa on enemmän liikkuvia osia – voit määritellä O365-kalenteriisi luotavan tapahtuman ominaisuuksia käyttämällä vakioarvoja (esimerkiksi määrittämällä otsikoksi aina “Henkilökohtainen varaus”) tai hyödyntämällä lähdejärjestelmän, eli Google-kalenterin tarjoamia tietoja (esimerkiksi määrittämällä, että työkalenterin tapahtuman otsikko on sama kuin siviilikalenterissa).

flow-arvot-sarakkeisiin

Ehdon lisääminen

Jos kaikki tapahtumat olisi syytä kopioida, Flow olisi nyt valmis. Minä haluan kuitenkin kopioida työkalenteriini vain tietyt tapahtumat, joten lisäsin työnkulkuuni ehdon. Ehto lisätään sivun alareunasta löytyvällä New Step > Add a condition -valinnalla. Ehdon lisäyksen ja määrittelyn jälkeen se pitää vielä raahata käyttöliittymässä oikeaan paikkaan (ennen tapahtuman kopiointia). Raahaamalla onnistuu myös jo määritellyn Create event -toiminnon siirtäminen ehdon alle “Jos kyllä, niin –” sarakkeeseen. Jos ehto ei täyty, ei tarvitse tehdä mitään, eli ehdon oikeanpuoleisen “Jos ei” -sarakkeen voi jättää oletusarvoonsa.flow-ehto

Tallennuksen jälkeen työnkulku on valmis ja huristelee puolestasi uutterasti kopiointeja, kunnes käyt sen muokkaamassa tai poistamassa omien työnkulkujen valikoimasta. Muutaman minuutin kertaluontoisella kliksuttelulla säästin itseltäni jatkossa toistuvat manuaaliset kopionnit ja vähennän päällekkäisten buukkausten riskiä. Löytyisikö sinulta jotain rutiini-muistettavaa-toistettavaa, jonka voisit ulkoistaa Flow’lle?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s