Ulkoinen käyttäjä O365 Ryhmässä – mikä toimii, mikä ei?

Microsoft mahdollisti syyskuussa ulkoisten käyttäjien (guest, external user) kutsumisen mukaan O365-palvelun Ryhmät (Groups) -toimintoon. Muutos oli pitkään odotettu ja toivottu, sillä aiemmin yhteistyöskentely sidosryhmien kanssa onnistui vain SharePointin työryhmäsivustoissa. Syksystä alkaen asiakkaan, toimittajan tai muun kumppanin on siis pystynyt nappaamaan mukaan esimerkiksi projektin työskentelyyn myös Ryhmät-alustalla. Mutta millaiset oikeudet ja toiminnot ryhmän ulkoisella jäsenellä on käytössään?

Microsoftin dokumentaation aiheesta löydät täältä.

Käyttäjät ja käyttöoikeudet

Ulkoisella käyttäjällä ei ole oikeuksia lisätä tai muokata ryhmän jäseniä, eikä ulkoista käyttäjää voi määrittää ryhmän omistajaksi. Ulkoinen käyttäjä näkee ryhmän muista jäsenistä ne tiedot, jotka ko. organisaatio on jakanut julkisesti – esimerkiksi nimen, sähköpostiosoitteen ja tittelin. Ulkoinen käyttäjä ei voi muokata esimerkiksi listojen, kirjastojen tai kansioiden käyttöoikeuksia, eikä jakaa oikeuksia eteenpäin ryhmän ulkopuolisille edes tiedostotasolla. Jakamistoiminto on kyllä ulkoisellekin käyttäjälle houkuttelevasti tarjolla, mutta jakoyritykset päättyvät (virheelliseen) virheilmoitukseen.

Tiedostot

Tiedostojen käsittelyn osalta ulkoinen käyttäjä on täysin tasavertainen organisaation oman väen kanssa (pl. sisältöjen jakaminen). Ulkoisella käyttäjällä on siis oikeudet luoda, muokata ja poistaa kaikkia ryhmän tiedostokirjaston sisältöjä. Ulkoinen käyttäjä voi myös tasavertaisesti muokata ryhmän tiedostokirjaston asetuksia, esimerkiksi sisältölajeja, yhteisiä näkymiä ja versioasetuksia. Ulkoinen käyttäjä voi luoda ryhmään uusia tiedostokirjastoja ja kansioita.

Keskustelu ja sähköposti

Ryhmän sisäiseen keskusteluun on tarjolla kolmenlaista toimintatapaa: sähköpostin jakelulista, Yammer-ryhmä ja uusi Tiimit (Teams) -sovellus. Yksikään keskusteluvaihtoehto ei kuitenkaan ole ulkoisen käyttäjän näkökulmasta ihan täydellinen.

Sisäiset käyttäjät voivat hyödyntää ryhmäkohtaista sähköpostiviestien listausnäkymää Outlook 2016 -sovelluksessa tai selainversiossa, mutta ulkoisella käyttäjällä tätä mahdollisuutta ei ole – hän osallistuu sähköpostin jakelulistalla käytävään keskusteluun pelkästään oman normaalin postilaatikkonsa kautta vastaanottamalla ja vastaamalla sähköposteihin. Ulkoinen käyttäjä saa siis kaikki ryhmän jakelulistalle lähetettävät postit, mutta ei pysty lukemaan takautuvasti niitä keskusteluja, jotka ryhmässä on käyty ennen hänen mukaantuloaan. Sisäinen käyttäjä voi peruuttaa sähköpostien tilauksen ryhmästä, jolloin postit eivät putkahda henkilökohtaiseen meililaatikkoon, vaan niitä käydään lukemassa pelkästään ryhmän viestilistauksen kautta. Ulkoisella käyttäjällä tätä mahdollisuutta ei ole.

Koska sähköpostiketjut eivät monenkaan mielestä täytä modernin keskustelualustan tarpeita, on ryhmän kylkeen yleensä luotu vastaavalle porukalle rajattu Yammer-ryhmä. Yammer on varteenotettava vaihtoehto, sillä se toimii ulkoiselle käyttäjälle kuten sisäisellekin. Yammerin huonona puolena on kehno integroitavuus Ryhmät-palveluun. Yammer on tällä hetkellä edelleen ryhmästä erillinen palvelu, ja keskustelun kytkeminen kiinteästi ryhmän toimintaan tapahtuu manuaalisille ristiinlinkityksillä ja syöteupotuksella. Yammerin ryhmän käyttäjänhallinta on myös täysin itsenäinen, eli käyttäjät pitää erikseen lisätä sekä Ryhmään että siihen liittyvään Yammer-ryhmään. Ulkoiselle käyttäjälle tämä tarkoittaa kahta erillistä kutsua kahteen eri palveluun.

Marraskuussa ryhmätoimintoihin harppasi mukaan huippuhieno Tiimit -toiminto eli jatkossa ryhmän varsinaisena työskentelyalustana ja käyttöliittymänä toimiva keskustelu- ja etäneuvottelupalvelu. Ulkoisen käyttäjän näkökulmasta lohtu on kuitenkin kaukana, sillä ulkoisia ei saa vielä ollenkaan mukaan Tiimit-osioon. Tiimitoiminnon kautta käytetyt muut sovellukset, esim. palaverin yhteydessä Tiimit-sovellukseen ladatut tiedostot ja onenote-muistiinpanot, näkyvät kuitenkin ulkoisellekin näiden palvelujen omien käyttöliittymien kautta.

Muistikirja

Ryhmällä on oletuksena käytössä yksi jaettu muistikirja (OneNote). Tämän osalta ulkoisen käyttäjän asiat ovat hyvin – oikeudet muistiinpanosovellukseen ovat vastaavat kuin sisäisillä käyttäjillä.

Tehtävänhallinta

Ryhmän sisäisten tehtävien jakamiseen ja koordinointiin on tarjolla Planner-sovellus. Planneriin ei kuitenkaan ole vielä ulkopuolisilla käyttäjillä pääsyä. Plannerissa voi kuitenkin määrittää tehtäviä ryhmän ulkoiselle jäsenelle – mutta nakitettu ulkoinen ei valitettavasti (tai onnekseen) niistä tiedä. Ryhmässä lisätyistä tehtävistä ei tule ulkoiselle käyttäjille sähköpostia, eivätkä ne tietenkään näy ulkoisen omassa Plannerissa omien tehtävien listassa. Mikäli yhteinen tehtävänhallinta on ryhmälle tärkeä ominaisuus, Plannerin sijasta voidaan ottaa käyttöön ryhmän sivustoon lisätty erillinen tehtävälista.

Sivusto

Marraskuusta alkaen jokaisen ryhmän kylkiäisenä on syntynyt myös ryhmän oma SharePoint-sivusto, joka tarjoaa myöskin pitkään kaivatut toiminnot esimerkiksi ryhmän etusivun, uutisten ja mukautettujen listojen käyttöön. Ryhmätyö ulkoisten käyttäjien kanssa on perinteisesti toiminut varsin mallikkaasti SharePoint-sivustoissa, eikä Ryhmät -toiminnon sivustokaan tee tähän poikkeusta. Ulkoinen käyttäjä pystyy hyödyntämään sivuston toimintoja, muokkaamaan etusivua, lisäämään uutisia, tiedostokirjastoja, wikisivuja, mukautettuja luetteloja jne aivan samoin kuin sisäinenkin.

Kalenteri

Ryhmän kalenteri toimii ulkoisen käyttäjän näkökulmasta vähän samoin kuin sähköposti – tapahtumakutsut tulevat kyllä perille omaan postilaatikkoon (ja hyväksymisen kautta kalenteriin), mutta käyttöliittymää ryhmän kalenterin tarkasteluun ja käyttämiseen ei ulkoiselle käyttäjälle ole tarjolla. Ulkoinen käyttäjä saa siis ryhmälle lähetetyt kalenterikutsut, mutta ei pysty tarkastelemaan ns. viestinnällistä kalenteria eli niitä ryhmän kalenterin tehtäviä, joita ei ole erikseen jäsenten kalentereihin lähetetty. Ulkoinen käyttäjä ei myöskään pysty perustamaan tapahtumia ryhmän kalenteriin ryhmän nimissä, kuten sisäiset käyttäjät. Ulkoinen käyttäjä voi kuitenkin luoda omaan kalenteriinsa tapahtuman ja kutsua ryhmän siihen mukaan. Tällöin tapahtumasta lähtee kutsut kaikille ryhmäläisille ja se hyväksytään automaattisesti ryhmän kalenteriin.

groups-kalekutsu

Yhdistimet

Sisäiset käyttäjät voivat lisätä ryhmään konnektoreita (yhdistimiä?) eli käytännössä tilata ryhmän sähköpostilaatikkoon ulkoisten järjestelmien tarjoamia syötteitä. Ulkoinen käyttäjä ei pysty lisäämään tai muokkaamaan konnektoreita. Koska konnektorit tuuttaavat sisältönsä sähköpostiviesteinä, ulkoinenkin käyttäjä kuitenkin saa postilaatikkoonsa kaikki syöteviestit. Kannattaakin olla tarkkana, ettei suotta spämmää – ulkoisellahan ei ole mahdollisuutta peruuttaa ryhmän sähköpostien (eikä myöskään konnektorien tarjoaman sisällön) tilausta.

Navigointi ja Office Graph

Sisäiset käyttäjät navigoivat omassa tenantissaan sujuvasti eri ryhmien ja niiden palvelujen välillä sekä saavat nauttia Office Graphin tuottamista koontinäytöistä, kuten Delve. Ulkoisen käyttäjän osa on ankea – ulkoisen omassa tenantissa toisen järjestelmän ryhmät eivät näy kertakaikkiaan mitenkään. Siirtymälinkkiä ulkoiseen ryhmään ei siis näy käyttäjän (sisäisten, oman tenantin) ryhmien hakemistossa, eikä esimerkiksi OneDriven tiedostonäkymässä voi siirtyä suoraan ulkoisen ryhmän tiedostoihin. Ainoa tapa siirtyä ulkoiseen ryhmään on klikata kutsusähköpostista linkkiä tai naputella osoite suoraan selaimen osoiteriville.

Ulkoisten ryhmien sisällöt ja esim. siellä viimeksi muokatut tiedostot eivät näy mitenkään ulkoisen käyttäjän oman tenantin Delven, SharePoint-sivun tai haun sisällöissä. Ryhmän sisällä ulkoinen käyttäjä kuitenkin näkee ko. ryhmän viimeisimmät toiminnot ja muutokset esimerkiksi ryhmän etusivun webosassa aivan samoin kuin sisäinenkin käyttäjä.

g-ulko


Summa summarum?

Ulkoiset käyttäjät voivat mainiosti nauttia tasaveroisen ryhmäläisen asemasta silloin, kun työskentely keskittyy tiedostojen ja muistiinpanojen ympärille. Myös ryhmän sähköpostit ja kalenteritapahtumat tavoittavat ulkoisen käyttäjän. Jos koko porukan yhteinen keskustelualusta on ryhmälle tärkeä, kannattaa tällä hetkellä käyttöön ottaa Yammer-ryhmä Tiimit-toiminnon sijasta. Tehtävänhallinnan osalta Plannerin sijasta voidaan käyttää wanhanaikaista SharePointin tehtävälistaa.

Kunhan ulkoinen käyttäjä itse huolehtii esimerkiksi siirtymälinkkien lisäämisestä omaan järjestelmäänsä tai työpöydälleen, ryhmätyö yli organisaatiorajojen toimii O365-palvelussa oikein mallikkaasti.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s