Onko teillä käynnissä tai tulossa intran uudistus, työtilojen käyttöönottoprojekti tai Yammerin aktivointi? Nappaa tästä työkalupakkiin vinkit varmistamaan järjestelmälle hyvä vastaanotto.

POHJUSTA

Aloita ajoissa – mieluiten heti, kun toteutusprojekti starttaa, ja maali tuntuu vielä kaukaiselta. Pohjustamalla annat asenneilmastolle aikaa hyväksyä muutos, vähennät harmia ja haittoja ja nopeutat hyötykäytön alkua.

1. Perusta projektiblogi. Huikkaa joka käänteessä kuulumisia – tänään suunnittelimme sivustoja, huomenna viilataan visuja. Tiuhaan päivittyvä kevyt miniblogi (vaikka Yammer-ryhmä) on parempi kuin harvakseltaan kasaan kursittu monumenttimuistio.
2. Osallista. Tee kyselyitä, kerää kommentteja, jututa ja utele mielipiteitä. Julkaise luonnoksia ja pyydä palautetta.
3. Tuota tiisereitä! Esittele lyhyesti yksi kerrallaan jokin uuden järjestelmän ominaisuus tai toiminto, joka muuttaa toimintatapaa ja parantaa arkea.
4. Verkostoidu – kerää edelläkävijät, muutosagentit, pilottiporukka tai vertaistukijoukot hyvissä ajoin ja ota heidät mukaan kehitystyöhön. Kouluta vaikka vähän keskeneräistä, kerää palautetta ja kehitä.

BIG BANG

Julkaisuhetkellä kannattaa unohtaa suomalainen nöyryys ja eepätässämittään -asenne. Parempi hupsutella ja herättää kuin hissutella.

1. Lanseeraa näyttävästi. Onnistuisiko kakkukahvit tai kuohuvat koko väelle?
2. Buukkaa ylin johto hyvissä ajoin osallistumaan julkaisuhetkeen, mieluiten pienellä livetervehdyksellä tai chattiosallistujana, hätätilassa etukäteen kirjoitetulla blogilla tai vaikka sähköpostiviestillä.
3. Luo imua – tarjoa heti julkaisun jälkeen jo etukäteen suunniteltuja herkkusisältöjä, vaikkapa tärkeä uutinen jota ei heti löydy muista kanavista tai odotettu elämää helpottava toiminto.
4. Laita ständi pystyyn aulaan tai ruokalan ovelle – tarjolla vinkkejä, tietoa, tilpehööriä ja tietenkin suklaapatukoita. Älä unohda ilmapalloja.

TEHOTUE

Heti julkaisun jälkeen eletään kriittisiä ensikokeilun hetkiä. Useimmilla osalla meistä on kolmen sekunnin kokeilukapasiteetti – jos ei se heti sytytä, toimi tai onnistu, seuraava kerta voi olla kaukana.  Panosta päivän tai parin ajan täysillä tukemiseen.

1. Tarjoa kontaktikanava, chatti tai vaikka sähköpostiosoite, jossa apu on lähellä. Kaiva kysymyskynnys maan sisään ja sovi päivystysvuorot, että joku vastaa varmasti. Ole nopea.
2. Änkeä mukaan aamunavauksiin tai tiimin viikkopalavereihin ja näytä kädestä pitäen pienemmässä porukassa, miten homma toimii. Varmista samalla mahdollisten appsien asennus kännyköihin.
3. Perusta bugijahti tai kehitysideakisa. Aktivoi väki ilmiantamaan kömpelö käyttöliittymä, puuttuva tärkeä ominaisuus tai sisältö tai takkuileva toiminto. Löytäjille suklaapatukoita!
4. Varmista, että muutaman päivän sisällä jokainen on vähintään kokeillut. Monitoroi käyttöä ja tee täsmäiskuja sinne, missä ollaan vielä autuaan tietämättömiä.