Onko teillä käynnissä tai tulossa intran uudistus, työtilojen käyttöönottoprojekti tai Yammerin aktivointi? Nappaa tästä työkalupakkiin vinkit varmistamaan järjestelmälle hyvä vastaanotto.
POHJUSTA
Aloita ajoissa – mieluiten heti, kun toteutusprojekti starttaa, ja maali tuntuu vielä kaukaiselta. Pohjustamalla annat asenneilmastolle aikaa hyväksyä muutos, vähennät harmia ja haittoja ja nopeutat hyötykäytön alkua.
- Perusta projektiblogi. Huikkaa joka käänteessä kuulumisia – tänään suunnittelimme sivustoja, huomenna viilataan visuja. Tiuhaan päivittyvä kevyt miniblogi (vaikka Yammer-ryhmä) on parempi kuin harvakseltaan kasaan kursittu monumenttimuistio.
- Osallista. Tee kyselyitä, kerää kommentteja, jututa ja utele mielipiteitä. Julkaise luonnoksia ja pyydä palautetta.
- Tuota tiisereitä! Esittele lyhyesti yksi kerrallaan jokin uuden järjestelmän ominaisuus tai toiminto, joka muuttaa toimintatapaa ja parantaa arkea.
- Verkostoidu – kerää edelläkävijät, muutosagentit, pilottiporukka tai vertaistukijoukot hyvissä ajoin ja ota heidät mukaan kehitystyöhön. Kouluta vaikka vähän keskeneräistä, kerää palautetta ja kehitä.
BIG BANG
Julkaisuhetkellä kannattaa unohtaa suomalainen nöyryys ja eepätässämittään -asenne. Parempi hupsutella ja herättää kuin hissutella.
- Lanseeraa näyttävästi. Onnistuisiko kakkukahvit tai kuohuvat koko väelle?
- Buukkaa ylin johto hyvissä ajoin osallistumaan julkaisuhetkeen, mieluiten pienellä livetervehdyksellä tai chattiosallistujana, hätätilassa etukäteen kirjoitetulla blogilla tai vaikka sähköpostiviestillä.
- Luo imua – tarjoa heti julkaisun jälkeen jo etukäteen suunniteltuja herkkusisältöjä, vaikkapa tärkeä uutinen jota ei heti löydy muista kanavista tai odotettu elämää helpottava toiminto.
- Laita ständi pystyyn aulaan tai ruokalan ovelle – tarjolla vinkkejä, tietoa, tilpehööriä ja tietenkin suklaapatukoita. Älä unohda ilmapalloja.
TEHOTUE
Heti julkaisun jälkeen eletään kriittisiä ensikokeilun hetkiä. Useimmilla osalla meistä on kolmen sekunnin kokeilukapasiteetti – jos ei se heti sytytä, toimi tai onnistu, seuraava kerta voi olla kaukana. Panosta päivän tai parin ajan täysillä tukemiseen.
- Tarjoa kontaktikanava, chatti tai vaikka sähköpostiosoite, jossa apu on lähellä. Kaiva kysymyskynnys maan sisään ja sovi päivystysvuorot, että joku vastaa varmasti. Ole nopea.
- Änkeä mukaan aamunavauksiin tai tiimin viikkopalavereihin ja näytä kädestä pitäen pienemmässä porukassa, miten homma toimii. Varmista samalla mahdollisten appsien asennus kännyköihin.
- Perusta bugijahti tai kehitysideakisa. Aktivoi väki ilmiantamaan kömpelö käyttöliittymä, puuttuva tärkeä ominaisuus tai sisältö tai takkuileva toiminto. Löytäjille suklaapatukoita!
- Varmista, että muutaman päivän sisällä jokainen on vähintään kokeillut. Monitoroi käyttöä ja tee täsmäiskuja sinne, missä ollaan vielä autuaan tietämättömiä.